Tietosuojakäytäntö
1. Yleisesti ja henkilötietovastaavien osalta
1.1 Selosteemme henkilötietojen käsittelystä (“Henkilötietopolitiikka”) kuvaa, kuinka Contour Design Nordic A/S (“Contour Design”, “me”, “meidän) kerää ja käsittelee henkilötietojasi.
1.2 Henkilötietokäytäntö koskee meille antamiasi henkilötietoja tai tietoja, jotka keräämme kotisivultamme www.contourdesign.fi.
1.3 Contour Design on vastuussa kotisivun tiedoista. Yhteystiedot ovat luettavissa kohdasta 7.
2. Minkälaisia henkilötietoja keräämme, miksi ja millä oikeusperustalla?
2.1 Kun käyt kotisivullamme, keräämme tietoja sinusta ja käynnistäsi. Voi olla, että esim. ilmottaudut uutiskirjeeseemme, osallistut kilpailuihimme, tms. Keräämme myös evästeitä. Niistä voit lukea enemmän alempana.
2.2 Tuotteiden lainaus
2.2.1 Kun haluat lainata tuotteita, rekisteröimme nimesi, sähköposti-osoitteesi, puhelinnumerosi, lainaamasi tuotteet, sekä tiedot IP-osoitteesta, mistä tilaus on tehty.
Tavoitteena on toimittaa sinulle lainaamasi tuotteet ja täyttää kanssasi tekemämme sopimus sekä hallinnoida tuotteiden lainausta tai välittää lainaustoiveesi asianomaiselle yritykselle, joka toteuttaa tuotteen lainauksen. Oikeusperustana on sopimuksemme kanssasi.
2.3 Uutiskirje
2.3.1 Jos tilaat uutiskirjeemme, tallennamme luvallasi nimesi ja sähköpostiosoitteesi.
Tavoitteena on lähettää sinulle tarjouksia, kohdennettua markkinointia, informaatiota ja palveluviestejä. Voimme profiloida sinua tietojesi nojalla ja esim. evästeiden avulla tarjota sinulle kohdennettua markkinointa tuotteista, jotka saattavat kiinnostaa sinua. Oikeusperustana on suostumuksesi.
2.4 Yhteydenotto verkossa yhteydenotto- ja avunpyyntökaavakkeen välityksellä
2.4.1 Jos käännyt puoleemme esim. tilauksen, tiedustelun tai valituksen johdosta, käsittelemme tunnistustietosi, kuten nimesi, sähköpostisi tai muut meille antamasi tiedot ottaessasi yhteyttä meihin.
Tavoitteena on palvella sinua, vastata tiedusteluihin, käsitellä valituksia, jne. Oikeusperustamme voi olla kanssasi tehty sopimus tai halumme suojella sinua kanteilta, vaateilta sekä varmistaa lakisääteisten velvotteiden noudatus. Jos olet antanut meille terveyttäsi koskevia tietoja ottaessasi meihin yhteyttä kotisivulla, käsittelemme näitä tietoja sinun henkilökohtaisella suostumuksellasi, jonka voit peruuttaa milloin tahansa.
2.5 Yritysten mediaportaali sekä asiakastiedot
2.5.1 Yrityksenä pääset SharePoint-mediaportaaliimme. Tässä yhteydessä tarvitsemme sähköpostiosoitteesi.
Tavoitteena on käsitellä sähköpostiosoittettasi voidaksesi päästä Mediaportaaliin tutustumaan markkinointiaineistoomme. Oikeusperustana on kanssasi tehty sopimus yrittäjänä tai vaihtoehtoisesti asemasi yrittäjän palveluksessa, jolloin Contour Designilla on juriidinen velvoite huolehtia siitä, että voit yrittäjän edustajana käyttää markkinointiaineistoamme työssäsi.
2.5.2. Tilausten yhteydessä käsittelemme asiakkaidemme yhdyshenkilöiden henkilötietoja. Kyse on lähinnä nimestä, yrityksen osoitteesta, puhelinnumerosta ja sähköpostista.
Tavoitteena on henkilötietojen avulla käsitellä asiakkaidemme tilauksia ja toimittaa tilatut tuotteet asiakkaalle. Oikeusperustana on Contour Designin ja asiakkaan legitiimi intressi tuotteiden myyntiin/ostoon sekä lakivaatimusten noudattaminen.
2.6 Käyttäjien mahdolliset kotisivun kautta lähetettämät arvioinnit
2.6.1 Jos käytät tuotteitamme, sinulla on mahdollisuus lähettää kotisivullemme arviointisi tuotteesta. Tässä yhteydessä tallennamme nimesi, asemasi, yrityksesi (ei pakollinen), sähköpostiosoitteesi, tuotteen nimen sekä muut tiedot, joita haluat antaa itsestäsi ja kokemuksistasi tuotteestamme (esim. terveyteen liittyviä tietoja arvioidessasi tuotettamme).
Tavoitteena on julkistaa arviointisi tuotteestamme kotisivullamme markkinointimielessä. Oikeusperustana on henkilökohtainen suostumuksesi, jonka voit perua milloin vaan.
3. Lasten henkilötietosuoja
3.1 Olemme selvillä lasten henkilötietosuojan erityisestä tarpeesta.
3.2 Emme tietoisesti tallenna tietoja alle 13 vuotiaista lapsista ilman vanhempien tai holhoojan nimenomaista lupaa. Jos olemme mielestäsi keränneet henkilötietoja alle 13 vuotiaista lapsista, pyydämme sinua kääntymään puoleemme tietojen poistamiseksi.
4. Evästeiden käyttö
4.1 Viitaamme evästekäytäntöihimme, jotta saat yksityiskohtaisia tietoja evästeiden käytöstä ja poistamisesta.
5. Kenen kanssa jaamme henkilötietosi
5.1 Itsenäiset tietovastaavat
5.1.1 Jos kyse on tavaratoimituksista, luovutamme henkilötietosi lähimmälle (tai valitsemallesi) toimittajalle, joka huolehtii lainasta ja sopii lähemmin kanssasi ilmaisesta koeajasta. Tällöin voimme antaa nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja antamasi toimitusohjeet kyseiselle toimittajalle tai useammille toimittajille, jotka huolehtivat fyysisestä toimituksesta. Jos lainasta huolehtii Contour Design, ja haluat ostaa tuotteen, annamme henkilötietosi lähimmälle (tai valitsemallesi) toimittajalle, joka tämän jälkeen huolehtii myyntisopimuksesta ja laskutuksesta.
Kun on kyse yhteydenotto- tai avunpyyntölomakkeesta, pyynnöstä saada tuote lainaksi ilmaiseksi tai arviointilomakkeesta, ne välitetään muille Contour Design konsernin yrityksille sekä paikallisille yhteistyökumppaneille (jakelijoille), jotka vastaavat kyselyysi.
5.2 Henkilötietojen käsittelijät
5.2.1 Henkilötiedoista huolehtivat tietojen käsittelijät, jotka tekevät tämän puolestamme, Heillä ei ole oikeutta käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa. Olemme solmineet kirjallisia tietojenkäsittelijäsopimuksia kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa, mikä takaa luottamuksellisuuden.
5.2.2 Henkilötietojen käsittelijät työskentelevät EUssa, ETA-maissa tai maissa, joissa meillä on varmuus siitä, että henkilötiedoillesi taataan käsittelysuoja. Käytämme tietojenkäsittelijöitä esim. kotisivun tekniseen toimintaan ja parannuksiin, uutiskirjeiden lähetykseen sekä kohdennettuun markkinointiin, kuten uudelleenkohdistukseen. Jotkut näistä henkilötietojen käsittelijoistä ovat Yhdysvalloissa (Google, Facebook, Linkedln ja Mailchimp). Tarvittavat takuut tietojen siirrosta Yhdysvaltoihin on taattu EU-U.S. Privacy Shield –tietoturvasopimuksen sertifioinnilla.
6. Oikeutesi rekisteröitynä
6.1 Sinulla on oikeus nähdä omat hekilötietosi.
6.1.1 Sinulla on aina oikeus saada tietää, mitkä henkilötiedot koskevat sinua, mistä ne on saatu, ja mihin niitä käytämme, jne. Voit pyytää kopiota henkilötiedoistasi. Pääsy niihin voi olla rajoitettu muiden henkilöiden oikeuksien takia, jos kyse on liikesalaisuuksista ja/tai immateriaalioikeuksista
6.1.2 Joissakin tapauksissa sinulla on oikeus saada tietosi sähköisesti tai siirrettynä jollekin toiselle tietosuojavastaavalle, kun käsittely tapahtuu luvallasi tai sopimuksella tietosisältöjen siirrettävyydestä.
6.2 Sinulla on oikeus saada väärät tai epätäydelliset tiedot korjattua toi poistettua.
6.2.1 Jos olet sitä mieltä, että meidän käsittelemämme tiedot sinusta ovat epätarkkoja, sinulla on oikeus saada ne korjattua.
6.2.2 Joissakin tapauksissa meillä on velvoite poistaa henkilötietosi. Esim. silloin, kun olet perunut suostumuksesi. Jolleivat henkilötietosi eivät mielestäsi tarpeellisia siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on tallennettu, voit pyytää meitä poistamaan ne. Voit myös kääntyä puoleemme, jos olet sitä mieltä, että henkilötietojasi käsitellään lain- tai oikeudellisten velvotteiden vastaisesti.
6.2.3 Kun käännyt puoleemme pyytäen henkilötietojesi korjausta tai poistoa, tutkimme ovatko ehdot täytetty ja toteutamme korjaukset tai poiston pikimmiten.
6.3 Sinulla on oikeus valittaa siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi.
6.3.1 Voit myös valittaa siitä, kuinka kohtelemme henkilötietojasi. Voit esim. valittaa siitä, että käytämme henkilötietojasi markkinointiin.Jos valituksesi on oikeutettu, huolehdimme siitä, ettei henkilötietojasi enää käsitellä.
6.4 Oikeus perua suostumus
6.4.1 Voit milloin tahansa perua suostumuksesi, jonka olet antanut meille joidenkin henkilötietojen käsittelyyn, Jos haluat perua suostumuksesi, voit tehdä sen sähköpostitse osoitteeseen privacy@contour-design.com.
6.5 Kuinka voit hyödyntää oikeuksiasi?
6.5.1 Voi käyttää oikeuksiasi kääntymällä puoleemme.
6.6 Valitukset
6.6.1 Jos haluat valittaa henkilötietojesi käsittelystä, voit myös kääntyä Tietosuojaviraston puoleen (Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K) tehdäksesi valituksen. Valituksen voi tehdä sähköpostitse dt@datatilsynet.dk / www.tietosuoja.fi tai puhelimitse +45 33 19 32 00.
7. Yhteystiedot
7.1 Jos sinulla on kysyttävää tai toiveita oikeuksiesi käytöstä, käänny puoleemme:
Contour Design Nordic A/S
Nyropsgade 41-43, 1.
1602 Copenhagen V
Tanska
Puh: +45 70270227
Sähköposti:privacy@contour-design.com
8. Henkilötietojen poistaminen
8.1 Evästeiden tms. avulla kerätyt tiedot poistetaan kohdan 4 mukaisesti.
8.2 Jos perut suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottoon, rekisteröimme sen, emmekä lähetä enää viestejä. Tallennamme peruutuksesi niin kauan, kuin meidän on se lainsäädännön nojalla tehtävä pystyäksemme dokumentoimaan se.
8.3 Kotisivun kautta tehtyjen ostojen yhteydessä kerätyt tiedot on säilytettävä 5 vuoden ajan kyseisen tilivuoden lopusta lukien kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti.
8.4 Tiedot, jotka on tallennettu Kotisivulta tilattujen tuotelainojen yhteydessä, tallennetaan vuoden ajan.
8.5. Tiedot, jotka on kerätty kotisivun yhteydenottolomakkeen käytön yhteydessä ja/tai lähetettyäsi sähköpostia osoitteeseen info@contour-design.com säilytetään 6 kuukautta. Antamasi terveystiedot voidaan poistaa aikaisemmin, jos perut suostumuksesi.
8.6. Tiedot, jotka on kerätty käytettyäsi kotisivun avunpyyntökaavaketta tai pyydettyäsi apua sähköpostitse osoitteesta info@countour-design.com, tallennetaan 3 vuotta. Antamasi terveystiedot voidaan poistaa aikaisemmin, jos perut suostumuksesi.
8.7 Tiedot, jotka on kerätty yritysten Sharepoint mediaportaalin käytön yhteydessä tallennetaan, kunnes yritys on lakkautettu tai jos et enää työskentele samassa yrityksessä ja saamme yrityksen omistajalta tiedon, ettet enää tarvitse mediaportaalia työssäsi.
8.8. Tiedot, jotka on kerätty tuotearviointien yhteydessä, tallennetaan, kunnes tuotetta ei enää valmisteta. Arviointi voidaan poistaa aikaisemmin, jos perut suostumukesi arvioinnin käyttöön.
9. Turvallisuus
9.1 Olemme tietenkin laatineet teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä varmistaaksemme, ettei henkilötietojasi vahingossa tai laittomasti poisteta, julkisteta, hävitetä, huononneta tai siirretä asiattomien tahojen tietoon, käytetään väärin tai lainvastaisesti.
9.2 Vain ne työntekijät, jotka todella tarvitsevat henkilötietojasi työnsä suorittamiseen, voivat saada ne haltuunsa.
10. Henkilötietokäytännön muutokset
10.1 Pidätämme itsellämme oikeuden milloin tahansa muuttaa henkilötietokäytäntöämme ja ilmoittaa siitä kotisivullamme sopivalla varoitusajalla ja/tai niiden palvelujen yhteydessä, joita muutokset koskevat.
10.2 Kulloinkin voimassa oleva käytäntö on luettavissa kotisivulta.
[Version 1 af 10. juli 2018]