On laajalti tunnustettu tosiasia, että työympäristön ja tuottavuuden välillä on suora yhteys. Miten työympäristöä siis voidaan kehittää, ja miten työvälineet voivat suoraan edistää toimiston työympäristöä?
Työympäristö
Aloitetaan tutkimalla, mitä kaikkea työympäristöön kuuluu. Työympäristö on laaja käsite, joka kattaa työpaikan fyysiset ja henkiset työolot, eli muun muassa suhteet ylimpään johtoon, esimiehiin ja kollegoihin sekä osaston ja työpisteen fyysiset tilat.
Lue myös: Improving health and wellbeing in the workplace
Useimmat yritykset ovat tietoisia työympäristön kehittämisen tärkeydestä ja pyrkivätkin menettelytapojen ja prosessien avulla havaitsemaan ympäristön puutteet ajoissa ja puuttumaan niihin. Työympäristön kehittämisen sivuuttaminen voi johtaa huonoihin työtapoihin, heikentyneeseen tuottavuuteen ja lopulta lisääntyneisiin sairauspoissaoloihin. Ne tulevat yrityksille kalliiksi.
Lue myös: Sairauspoissaolot minimiin yrityksessäsi
Työalue
Työympäristöä tarkasteltaessa on väistämättä tarkasteltava myös työaluetta. Työalue kattaa sen alueen, jossa yksittäinen työntekijä työskentelee. Esimerkiksi vastaanottovirkailijan työalueeseen kuuluu vastaanottotiskin ympäristö, kun taas myyntiassistentin työalueeseen kuuluu työpöytä ja -tuoli sekä näiden välitön ympäristö. Osastopäällikön työalue voi kattaa koko toimiston.
Työalueen muodosta ja koosta riippumatta on oleellista, että yritys pyrkii varmistamaan, että se tarjoaa työympäristön ja tuottavuuden kannalta ihanteelliset työskentelyolosuhteet.
Työaluetta mietittäessä on otettava huomioon myös sellaiset työntekijät, jotka työskentelevät etänä. Kyseessä voi olla konsultti tai kenttätyöntekijä, joka työskentelee eri työpisteistä käsin – esimerkiksi kotoa, asiakkaan toimistosta tai muusta työpisteestä käsin. Yrityksen voi olla vaikeaa kehittää näitä etätyöalueita, mutta on hyvä pohtia, missä määrin se on mahdollista.
Työpiste
Työympäristön viimeinen käsiteltävä alue on itse työpiste. Työpisteeseen kuuluu kaikkein lähin alue, jolla työntekijä työskentelee. Toimistotyöntekijän työpiste kattaa kaiken työpöydällä olevan: tietokoneen näytön, valaistuksen, puhelimen ja muut työvälineet.
Panostamalla työpisteen suunnitteluun yritys voi luoda ihanteelliset edellytykset tuottavuudelle. Monissa nykypäivän työvälineissä muotoilu ja käytännöllisyys yhdistyvät uudella tavalla, mikä lisää työntekijän jaksamista ja sitä kautta tuottavuutta.
Lue myös: 5 vinkkiä terveempään ja tehokkaampaan työpäivään
Mitä työpisteen kehittämiseen tulee, yrityksellä on hyvät mahdollisuudet vaikuttaa – myös etätyöntekijöiden osalta. Nykypäivänä on monia ratkaisuja työpisteen optimoimiseksi riippumatta siitä, mistä käsin työtä tehdään. Ne tulee sisällyttää osaston ja yrityksen suunnitelmaan, jonka tavoitteena on parantaa työympäristöä ja siten yrityksen tuottavuutta.
Jos haluat parantaa yrityksesi työympäristöä ja erityisesti työpisteitä, suosittelemme kysymään neuvoa ja arviota koulutetuilta työpaikkaselvitysten laatijoilta.