The Ultimate Guide to Your Home Office

Ajat ovat muuttuneet. Pandemian jälkeen yhä useampi suosii etätyötä kotitoimistossa.

Siksi on tärkeää perustaa oikea kotitoimisto.

Jotta kotona työskentely olisi mahdollisimman tehokasta, kotitoimiston on oltava ergonomisesti kalustettu. Kalusteiden ja varusteiden on oltava omien tarpeidesi mukaisia ja sellaisia, ettei 7–8 tunnin päivittäinen istumatyö aiheuta fyysisiä vaivoja. Sinun ja työnantajasi on myös noudatettava voimassa olevaa verotusta, sovittua palkkausta sekä työtapaturmavakuutukseen ja vastaaviin asioihin koskevia säännöksiä. Muuten kotitoimiston käyttö saattaa aiheuttaa epämiellyttäviä yllätyksiä molemmille osapuolille.

Näiden sivujen tarkoituksena on auttaa sinua luomaan kotitoimisto, joka tukee hyvinvointiasi niin työssä kuin sen ulkopuolellakin.

Toivottavasti viihdyt näiden sivujen parissa.

Ergonominen kotitoimisto

Mitä enemmän työskentelet kotona, sitä tärkeämpää on kotitoimiston ergonomisuus. Huonot työasennot aiheuttavat ajan mittaan fyysisiä vaurioita. On esimerkiksi osoitettu, että yli 20–25 tunnin päätetyöskentely tai hiiren käyttö viikossa lisää niska-, hartia-, selkä-, käsi- ja rannekipujen riskiä.

Jos olet aiemmin tehnyt etätöitä kotona joitakin päiviä vuodessa, kotitoimistoon ei kohdistu kovin suuria vaatimuksia. Tilanne kuitenkin muuttuu, jos kotona työskentelystä tulee viikoittaista tai jos etätyötä tehdään jopa useita päiviä viikossa.

Jos olet aiemmin tehnyt etätöitä kotona joitakin päiviä vuodessa, kotitoimistoon ei kohdistu kovin suuria vaatimuksia. Tilanne kuitenkin muuttuu, jos kotona työskentelystä tulee viikoittaista tai jos etätyötä tehdään jopa useita päiviä viikossa.

Kotitoimiston sisustuksen on myös oltava päivittäisten fyysisten haasteiden tasalla, jotta kehosi ei kärsi tuntikausien päätetyöskentelystä tai hiiren käytöstä.

Kotitoimiston sisustaminen

Kotitoimistoa sisustettaessa on hyvä muistaa joitakin yleisiä perusperiaatteita.

Vaikka työajasta suurin osa kuluisi työpöydän ja tietokoneen ääressä, sen ei ole pakko aiheuttaa kipuja tai muita fyysisiä vaivoja. Niiden välttämiseksi on olemassa useita tunnettuja nyrkkisääntöjä.

Työsuojelusuositusten mukaan seuraavat seikat on syytä ottaa huomioon kotitoimiston sisustamisessa:

Liikkumistilaa on oltava riittävästi
YKotitoimistonkin on oltava niin väljä, että se takaa liikkumisen vapauden. Työasentojen vaihtelu on avain fyysisten vaivojen välttämiseen kotona työskenneltäessä.

Liikkeelle lähtemisen on oltava helppoa
YKotitoimisto on ehdottomasti järjestettävä niin, että ylös nouseminen ja venyttely onnistuvat helposti. Korkeussäädettävä työpöytä on ihanteellinen ratkaisu, mutta joka tapauksessa työasennon on oltava sellainen, että nouseminen on vaivatonta. Vältä esimerkiksi työtuolin sijoittamista niin, että sen selkänoja on aivan seinän vieressä. Työtuolilta nousemisen on oltava helppoa, sillä silloin kynnys liikkeelle lähtemiseen on matala ja seisomaan nouseminen jonkin askareen ajaksi tuntuu luontevalta.

Kalustuksen ja varustuksen on oltava käyttäjälleen sopivia
Oman kotitoimistosi on oltava sinun kannaltasi toimiva. Esimerkiksi työtuolin, työpöydän ja varustuksen, kuten näytön, näppäimistön ja hiiren, on oltava sopivan kokoisia ja niiden ominaisuuksien sinulle hyödyllisiä.

Työalueet

– Ergonominen työalue:
– Ergonominen työalue on se alue, johon yletät käsilläsi, kun kyynärpäät ovat kiinni kyljissä. Tärkeimmät työvälineet tuleekin sijoittaa tälle alueelle.
– THarvemmin käytettävät työvälineet voidaan sijoittaa kuvassa näkyvälle toissijaiselle alueelle, johon yletät suoristamalla kätesi, mutta kiertämättä tai venyttämättä vartaloa.
– Kuvassa näkyvälle kolmannen asteen alueelle ei pidä sijoittaa työvälineitä, vaan sinne voi sijoittaa esimerkiksi kasvin tai lampun, johon ei tarvitse tarttua päivittäin.

Kotitoimiston kalustus

Käymme nyt läpi asioita, joihin sinun kannattaa kiinnittää huomiota, kun valitset kotitoimistoosi kalustusta ja varustusta, kuten näyttöä ja hiirtä. Tarkastelemme myös kotitoimiston ihanteellista mitoitusta.

Kotitoimiston työtuoli

Millainen työtuoli sopii kotitoimistoon?

AHyvä työtuoli kotitoimistoon on tukeva, ja se takaa liikkumisen vapauden, jotta voit vaihtaa työskentelyasentoasi tarpeen mukaan.

Tuolin eri osia, kuten istuin- ja selkäosaa sekä mahdollisia käsinojia, on voitava säätää toisistaan riippumattomasti.

Lähde: Hyvinvoinnin ja julkishallinnon työympäristön teollisuusyhteisö, Tanska

Mitä kotitoimiston työtuolin säädöissä on otettava huomioon?

– Jalkaterien pitäisi olla suorina lattiaan vasten ja kyynärvarsien levätä pöydän päällä
– Säädä tuolin istumaosa niin, että se tukee reisiä, mutta polvitaipeen ja istuinosan etureunan väliin mahtuu käsi
– Selkänojan pitää tukea ristiselkää
– Käsinojat säädetään siten, että niihin nojattaessa hartiat ja käsivarret ovat rentoina

Kotitoimiston työpöytä

Millainen työpöytä sopii kotitoimistoon?

Hyvässä kotitoimiston työpöydässä on valoa heijastamaton pöytätaso, jotta liiallinen kirkkaus ei haittaa näköäsi.

Työpöydän on oltava niin leveä ja syvä, että sille voi sijoittaa tarkoituksenmukaisesti näytön, näppäimistön ja hiiren sekä muut työvälineet, kuten asiakirjoja, puhelimen tai vaikkapa mappeja.

Jos työpöydän korkeutta voi muuttaa, siitä on hyötyä hyvän työasennon kannalta.

Lähde: Hyvinvoinnin ja julkishallinnon työympäristön teollisuusyhteisö, Tanska

Löydä täältä pöytä kotitoimistoosi

Mitä kotitoimiston työpöydän säädöissä on otettava huomioon?

– Pöydän korkeutta pitäisi pystyä säätämään
– Huolehdi siitä, että käsille ja kyynärvarsille on tarpeeksi tilaa
Pöydän etureunan ja takanasi olevan seinän välissä pitäisi olla vähintään 1,1 metriä tilaa
– Pöydän on mieluiten oltava paikassa, jossa valo tulee sivulta

Mitoitus

Millainen on hyvä kotitoimiston mitoitus?
– Kotitoimistossa on oltava riittävästi tilaa kaikkien työtehtäviesi hoitamiseen ilman hankaluuksia ja esteitä.
– Tilaa on oltava riittävästi, jotta voit vaihdella työtehtäviesi suorittamistapaa. Mahdollisuus liikkua ja vaihdella asentoa ovat ratkaisevia tekijöitä kotitoimiston toimivuuden kannalta. 

Kotitoimiston varustus

Seuraavassa pureudumme kotitoimiston kolmeen tärkeimpään varusteeseen eli näppäimistöön, hiireen ja näyttöön.

Esittelemme myös erilaisia hiiri- ja näppäimistövaihtoehtoja.

Kotitoimiston näppäimistö

Millainen näppäimistö sopii kotitoimistoon?  

Näppäimistön valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota monipuolisuuteen ja mukautuvuuteen, kuten ergonomiassa ja kotitoimiston sisustuksessa yleensäkin. Näppäimistössä on oltava säädettävät jalat ja kallistusmahdollisuus. Silloin voit käyttää näppäimistöä eri työasennoissa, ja käsiesi, sormiesi ja ranteidesi kuormitus kevenee.

Säädettävät jalat ja kallistusmahdollisuus auttavat mukauttamaan näppäimistön optimaalisesti kulloiseenkin työtehtävääsi. Jos esimerkiksi kirjoitat paljon, näppäimistön kallistuskulma kannattaa säätää negatiiviseksi. Se auttaa rentouttamaan sormia kirjoittaessasi.

Muilta osin näppäimistön muotoilun on hyvä olla sellainen, että se tukee ergonomista työasentoa, jossa käsivarret ovat näppäimistön edessä. Pikanäppäimet auttavat välttämään hiiren käyttöä ja sitä kautta keventämään käsien ja sormien kuormitusta.

Esimerkin ergonomisesta näppäimistöstä näet täällä.

Mitä kotitoimiston näppäimistöä käytettäessä on otettava huomioon?

– Taita näppäimistön jalat sisään, niin että se on mahdollisimman lähellä pöydän pintaa ja mieluiten negatiivisessa kulmassa
– Näppäimistön edessä on oltava tilaa, jotta kyynärvarret voivat levätä pöydällä
– Aseta näppäimistö niin, että se on suoraan edessäsi, jolloin vältetään käsivarsien ja ranteiden vääntyminen.
– Vältä sormien pitämistä ilmassa valmiusasennossa
– UKäytä pikanäppäimiä hiiren käytön vähentämiseksi.

Olemme koonneet yksinkertaisen ratkaisun hyvään kotiergonomiaan – se koostuu Laptop Riserista, ulkoisesta näppäimistöstä ja ergonomisesta hiirestä.

Kotitoimiston hiiri

Millainen hiiri sopii kotitoimistoon?

Kun valitset kotitoimistoosi ergonomisen hiiren, voit ennaltaehkäistä esimerkiksi rasitusvammoja ja jännitystiloja, jotka voivat ajan mittaan kehittyä vakavammiksi vammoiksi. Valitessasi hiirtä kotitoimistoosi sinulla on kaksi perusvaihtoehtoa

Voit valita tavanomaisen, ergonomisesti muotoillun yhden käden hiiren. Ergonomisesti muotoiltu hiiri ohjaa kättä oikeaan asentoon. Hiirestä saa helposti rennon otteen, eikä sormia tarvitse taivuttaa hiirtä pideltäessä. Parhaat ergonomiset yhden käden hiiret tunnistaa siitä, että ne on suunniteltu mukautumaan eri käyttötilanteisiin. Esimerkiksi niiden kallistuskulmaa ja peukalotukea voi säätää siten, että hiiri sopii juuri sinun käteesi. Näin voit rajoittaa hiiren käyttöön liittyvää ranteen ja sormien kuormitusta.

Unimouse  ja kuvatut toiminnot:

– Unimouse-hiiren kallistuskulma on säädettävissä portaattomasti 35–70 asteeseen
– Säädettävää peukalotukea voi säätää kaikkiin suuntiin: ulos ja sisään, ylös ja alas sekä eteen ja taakse
– Unimouse-hiiressä on kuusi ohjelmoitavaa painiketta ja mukava vierityspyörä

Esimerkin ergonomisesta yhden käden hiirestä näet täältä.

Toinen vaihtoehto on ergonominen keskihiiri. Se on näppäimistön eteen sijoitettava uuden tyyppinen hiiri, joka minimoi työskentelytilan tarpeen. Keskihiirtä voi ohjata pienillä, kevyillä liikkeillä, mikä keventää niskaan, hartioihin, kyynärpäihin ja ranteisiin kohdistuvaa kuormitusta.

Esimerkin ergonomisesta keskihiirestä näet täältä.

Lue lisää keskitetyn hiiren eduista täältä.

Mitä kotitoimiston hiirtä käytettäessä on otettava huomioon?
– Hiiren on oltava mahdollisimman lähellä kehoa, eikä kaukana sivulla
– Pyri käyttämään vuorotellen molemmilla käsillä vaihtelun vuoksi ja rasituksen vähentämiseksi
– Venyttele, taivuttele ja ravistele käsiä ja käsivarsia säännöllisin väliajoin

Kotitoimiston näyttö

Millainen näyttö sopii kotitoimistoon?

AKotitoimiston näytön koon on syytä olla vähintään 24 tuumaa. Silloin näytöllä voi olla näkyvissä useita ikkunoita samanaikaisesti. Se vähentää tarvetta klikkailla näkyviin eri ikkunoita vuoron perään, mikä taas vähentää tarvetta käyttää hiirtä.

Näytön on silmien säästämiseksi syytä olla mattapintainen ja heijastamaton. Mieluiten kannattaa valita näyttö, jonka kallistuskulmaa ja korkeutta voi säätää, jotta se mukautuu tarpeisiisi.

Lähde: Hyvinvoinnin ja julkishallinnon työympäristön teollisuusyhteisö, Tanska


Mitä kotitoimiston näyttöä käytettäessä on otettava huomioon?

– Näytön on mieluiten sijaittava käsivarren mitan päässä eli noin 60–70 cm:n etäisyydellä kasvoista.
– Silmien tulisi olla suurin piirtein näytön yläreunan tasolla.
– Useita näyttöjä käytettäessä ne sijoitetaan V-muotoon niskan liikkeen ehkäisemiseksi.

Kotitoimistoa koskeva lainsäädäntö

Jos työskentelet kotona säännöllisesti, sinun ja työnantajasi on otettava huomioon tiettyjä määräyksiä ja vaatimuksia.

Tässä osiossa kerromme, mitä kotitoimistoon liittyviä asioita voit vaatia työnantajaltasi. Kerromme myös verotuksesta sekä verovähennyksistä, joita voit tehdä, kun työskentelet kotitoimistossa.

Mihin olet oikeutettu työnantajasi puolelta?

Jos työskentelet kotoa käsin säännöllisesti, tulee Työntekijänä voit esittää työnantajallesi joitakin vaatimuksia, jotka koskevat kotitoimiston turvallisuutta ja terveellisyyttä. 

Työterveyslaitoksen suositukset:


– Kotitoimistossa tulee olla sopivat huonekalut ja laitteet, jotta työskentely on mahdollista kunnolla
– Mahdollisuus työtuoliin, joka on säädettävissä
– Mahdollisuus korkeussäädettävään työpöytään
– Mahdollisuus riittävän syvään työpöytään, joka mahdollistaa sopivan etäisyyden näyttöpäätteeseen sekä tilan näppäimistölle ja kyynärvarsille
– Näytön tulee olla korkeussäädettävissä ja näppäimistön on hyvä olla erillinen, jotta työntekijä voi työskennellä sopivissa asennoissa.
– Myös hiiren tulee olla erillinen näyttöön nähden

Kotitoimisto ja verotus

Edut ja vähennykset

Verovähennykseen oikeuttavat etätyöstä koituvat kulut on määritelty erikseen.

Vähennykseen oikeuttavia kuluja laskettaessa on otettava huomioon muutamia asioita.

Kaikki palkansaajat saavat automaattisesti 750 euron tulonhankkimisvähennyksen. Jos sinulla on kuluja tätä enemmän, voit ilmoittaa ne tulonhankkimismenoina veroilmoituksessa.

Voit vähentää tulonhankkimismenoina seuraavat kulut:

– työhuonevähennyksen (joko kaavamaisen vähennyksen tai todelliset kulut, ei molempia)
– kulut työvälineistä (esim. pääasiassa työkäyttöön hankitusta tietokoneesta tai näytöstä)
– kulut tietoliikenneyhteydestä joko osittain tai kokonaan

Kaavamainen työhuonevähennys kattaa työtilasta koituvat peruskulut: sähkö, lämmitys, vuokra, kalusteet.

Internet

Työnantajasi voi kustantaa verovapaan tietoliikenneyhteyden kotiin työkäyttöön. Sekä työkäyttö että yksityiskäyttö ovat sinulle verovapaata.

Puhelin

Työnantajan hankkima työkäyttöön tarkoitettu puhelin ei ole verotettavaa tuloa. Mikäli puhelinta käytetään työajan ulkopuolella, syntyy siitä verotettava työsuhde-etu.

Kotitoimisto ja vakuutus

Kotitoimistolta käsin työskenneltäessä vakuutus toimii periaatteessa samoin tavoin kuin työpaikan osoitteessa työskenneltäessä. Työpaikan vakuutus korvaa työtä tehdessä aiheutuneet vahingot.

Onko kotitoimiston kalusteet vakuutettu?

Kotitoimistossa työskentelevällä työntekijällä on periaatteessa sama vakuutusturva ja oikeus samoihin korvauksiin kuin yrityksen toimipaikassa työskentelevällä työntekijällä.

Työntekijä vastaa itse hankkimiensa kalusteiden vakuutuksesta. Samoin työnantaja vastaa hankkimiensa kalusteiden vakuutuksesta.

Jos esimerkiksi työskentelet omalla tietokoneellasi, mahdolliset omat vakuutuksesi, tuotteen takuu tai mahdollisesti hankkimasi lisävakuutukset korvaavat tuotteen korvausehtojen mukaisesti. Jos työnantajasi lainaa välineet kotitoimistoosi, on hänen vastuullaan vakuuttaa lainaamansa välineet.

Mikäli työnantaja maksaa kotiisi hankkimat kalusteet, tulkitaan se verotettavaksi tuloksi.

Kotitoimisto ja korvaukset

Jos työnantajasi antaa käyttöösi rahaa kotitoimiston kalustuksen ja varustuksen hankkimista varten, se katsotaan verotettavaksi lisätuloksi.