Monet asiat ovat muuttuneet viimeisen vuoden aikana. Ennen kaikkea muutoksia on nähty toimistotyössä, jossa monet ovat siirtyneet avokonttorista oman ruokapöydän ääreen tai makuuhuoneeseen sijoitettuihin työpisteisiin.
Vaikka yhä useammat palaavat toimistotyöhön tämän vuoden aikana, monet jäävät pysyvästi tai osittain kotitoimistoon. Jos olet yksi toimistotyöhön palaavista, sinua odottaa työpaikallasi arki, joka on muuttunut huomattavasti koronaa edeltävistä ajoista.
Toimistotyössäkin puhutaan uudesta normaalista. Pystymme palaamaan joidenkin kotitoimistossa kaipaamiemme asioiden pariin, kuten jutusteluun kahviautomaatin vieressä, lounaisiin kollegojen kanssa tai inspiroivaan ammatilliseen ideoiden pallotteluun. Moni asia ja menettely toimiston arjessa on kuitenkin muuttunut.
Kahdeksan asiaa, jotka ovat osa uuden toimistotyön arkea
1. Hygienia ja turvavälit
Käsien pesusta, käsidesin käytöstä ja turvavälin pitämisestä muihin on tullut tapa ja kiinteä osa arkeamme. Nyrpistämme nenäämme sille, miten aiemmin toimittiin, ja siksi onkin vaikea kuvitella, ettei uusia tapoja noudatettaisi edelleen toimistoon palattaessa.
Käsidesiannostelijat ovat luultavasti tulleet jäädäkseen monien toimiston kosketuspintojen läheisyyteen, varsinkin sisäänkäynteihin ja ruokailutiloihin. Entistä useammat kiinnittävät myös enemmän huomiota siisteyteen ja jälkiensä siivoamiseen.
Lisäksi voidaan odottaa, että pidämme automaattisesti aiempaa enemmän etäisyyttä toisiimme työpöytien ääressä ja kokoushuoneissa, ja varmistamme kokoustilaa varatessamme, että siellä on riittävästi tilaa osallistujamäärään nähden.
2. Hybridityö
Kantar Gallupin tutkimuksen mukaan tuottavuus ei ole heikentynyt pitkien etätyöjaksojen aikana. Joissakin tapauksissa sen arvioidaan jopa parantuneen. Siksi voi hyvin kuvitella, että jatkossa on yleinen käytäntö yhdistellä etä- ja toimistotyötä eri tavoin.
Työpaikka muuttuu sen myötä hybridimuotoiseksi, ja työnteon tavoissa yhdistyvät sekä toimisto- että etätyön parhaat puolet.
Cushman & Wakefieldin ja Prior+Partnersin tutkimusten mukaan sellaisten pienten yhteistoimistojen määrä kasvaa, joissa pääosin etätyötä tekevä työntekijä voi työskennellä välillä.
Tämänkaltaiset toimistot sijaitsevat yleensä melko lähellä työntekijöiden kotia, jolloin aamuruuhkassa istuminen voidaan välttää.
Lue myös tämä: Oletko valmis hybridityön tuloon?
3. Lisää teknologiaa ja innovaatioita
Siinä missä hygienian korostaminen jatkuu, jatkuu myös suuntaus toimiston arkea muokkaavan teknologian ja uusien innovaatioiden lisääntymiseen.
ZDNet-teknologiauutissivuston artikkeliin koottiin asiantuntijoiden ennusteita tulevaisuuden toimistosta. Monet heistä olivat yhtä mieltä siitä, että yleisesti ottaen teknologian ja innovatiivisten ratkaisujen rooli arjessamme kasvaa. Esimerkkejä niistä ovat ääniohjaus ja kosketuksettomat anturit, joiden ansiosta meidän ei tarvitse koskettaa kosketuspintoja, kuten ovenkahvoja tai kahviautomaatin painikkeita.
4. Yhteinen työpöytä
Mitä useammat työntekijät tekevät töitä etänä, sitä enemmän tyhjiä työpöytiä toimistossa seisoo. Päivittäin tarvittavien työpöytien määrä siis pienenee tavanomaiseen verrattuna.
Jotta työpöytätila saataisiin käytettyä optimaalisesti hyödyksi ja vältettäisiin ylimääräisiin kalusteisiin sijoittaminen, useissa yrityksissä harkitaan työpöytien yhteiskäyttöä. Erityisesti sellaiset yritykset onnistuvat tulevaisuuden hybriditoimistojen luomisessa, jotka tekevät eri työmuotojen yhdistelemisen työntekijöilleen helpoksi.
IBM ja E&Y ovat esimerkkejä yrityksistä, jotka jo nyt hyödyntävät hybridityötä täysin rinnoin. Ne tarjoavat työntekijöidensä käyttöön joustavia ratkaisuja, ja IBM on laatinut jopa erityisen etätyökäytännön, jossa käydään läpi pelisäännöt.
Lue myös tämä: Ovatko varusteesi kunnossa? Luo itsellesi joustava työpiste
Käytäntöjen laatiminen on yksi mahdollinen lähestymistapa asiaan, sovellukset toinen. Parkanizerin ja Officespacen kaltaiset sovellukset tarjoavat ratkaisuja yhteistyöpöytien hallinnointiin. Työntekijät voivat niiden avulla varata itselleen työpöydän toimistosta ja varmistaa, että heille on siellä tilaa, kun he saapuvat työpaikalle. Samalla työnantaja pysyy selvillä siitä, montako työntekijää toimistossa minäkin päivänä on.
5. Enemmän digitaalisia kokouksia
Hybridityöhön liittyy myös se, että digitaaliset palaverit pysyvät suosiossa. Erityisesti pienimuotoiset, tunnin mittaiset palaverit, joihin aiemmin matkattiin halki maan, korvautuvat luultavasti kokonaan verkkopalavereilla.
Olemme tottuneet digitaalisiin kokouksiin ja huomanneet, ettei joka ikistä tapaamista tarvitse järjestää kasvokkain tulosten aikaansaamiseksi.
Digipalavereihin on etätyöaikana osallistuttu niin paljon ja pitkään, että olemme ottaneet haltuun kameran käytön, näytön jakamisen, mikrofonin vaimentamisen ja vastaavat toiminnot. Koska tekniseen perehtymiseen ei enää mene aikaa ja matka-aika putoaa pois, asioissa päästään etenemään vauhdikkaasti ja kokousten kokonaistehokkuus paranee huimasti.
6. Yhteistyömahdollisuuksien paraneminen
Digitaalisten kokousten ja muunkin verkkotyöskentelyn lisääntyminen on parantanut taitoamme tehdä yhteistyötä eri toimipisteiden kesken. Se on osaltaan kohentanut digitaalisen yhteistyön laatua.
Kyse ei ole vain kokoustilojen mikrofoneista ja kameroista, vaan mahdollisuudesta käyttää digitaalisia valkotauluja ja muita yhteiskäyttövälineitä verkon kautta. Se on tärkeää varsinkin aivoriihissä ja muissa kehitys- ja ideointitöissä.
Ei tarvitse enää istua samassa tilassa voidakseen tehdä tuloksekasta, kehittävää ja innovatiivista yhteistyötä.
7. Esineiden internet tuottavuuden parantajana
British Council for Offices -järjestön talousjohtaja Richard Kauntze totesi ZDNet-sivustolle, että älyteknologian ja muiden toimiston arkea parantavien keinojen suosio kasvaa. Se houkuttaa työntekijöitä viettämään enemmän aikaa toimistossa.
Teknologia mukautuu työntekijöiden tarpeisiin niin, että koko toimistokokemus paranee. Esimerkki tällaisesta ratkaisusta on älykäs led-valaistus, joka mukautuu toimiston lämpötilaan tai päivänvalon määrään.
Se parantaa työntekijöiden viihtyvyyttä toimistossa sekä lisää tuottavuutta ja työn iloa. Siitä hyötyvät sekä yritys että työntekijät.
8. Toimisto sosiaalisena kohtaamispaikkana
Vaikka monet tekevät jatkossa suuren osan työstään etänä ja poissa toimistolta, fyysinen toimistotila pysyy edelleen sosiaalisena kokoontumispaikkana ja tiedon jakamisen tilana.
Vaikka puitteet muuttuvat edellä kuvattujen muutosten myötä, jutustelu kahviautomaatilla tai yhteinen lounas ruokalassa tekevät toimistosta kuitenkin edelleen toimistotyöläisen elämän sosiaalisen keskipisteen.
