Opas henkilöstöosastolle: Auta työntekijöitä toimistoon paluussa

colleagues reaching out for a handshake

julkaistu

Työntekijät voivat nyt vähitellen alkaa palata toimistoon. Jotta muutos olisi sujuva, on tärkeää, että henkilöstöosasto, työskentelyolosuhteista vastaavat henkilöt sekä johto osallistuvat prosessiin, eivätkä vain oleta, että palaaminen on kaikille helppoa. Tässä henkilöstöosaston oppaassa kerromme, miten työntekijöitä voi auttaa palaamaan turvallisesti toimistoon.

Työpaikalle palaaminen voi olla joillekin stressaavaa, mutta huolellisen suunnittelun, selkeän viestinnän ja vuoropuhelun avulla henkilöstöosasto voi auttaa työntekijöitä selviämään muutoksesta ja palaamaan sujuvasti etätyöstä takaisin toimistoon.

Lue myös tämä: Ehkäise rannekipuja toimistotyössä

Monet yritykset haluavat varmasti työntekijät nopeasti takaisin toimistoon. On kuitenkin tärkeää pitää mielessä, ettei se onnistu hetkessä. Useimmat tarvitsevat aikaa sopeutuakseen muutokseen ja työpaikalle paluuseen, eikä heidän työtehonsa sen vuoksi palaa heti entiselle tasolleen.


Opas henkilöstöosastolle: Mikä on henkilöstöosaston rooli?

Henkilöstöosasto on linkki johdon ja työntekijöiden välillä, ja sen tehtävänä on varmistaa, että kaikki voivat palata turvallisesti työpaikalle. Siksi on huolehdittava siitä, että johdolle sekä työntekijöille kerrotaan selkeästi, miten muutos toteutetaan ja millaisia odotuksia siihen kohdistuu.

Lisäksi kannattaa soveltaa ennakoivaa lähestymistapaa, jossa molemmat osapuolet kertovat etukäteen odotuksistaan. On harhakuvitelma, että kaikki voisi palata ennalleen.

Tämä koskee niin fyysistä työympäristöä kuin henkistäkin puolta. Pitkä etätyöjakso on joillekin voinut olla rasittava, kun taas toiset ovat viihtyneet kotitoimistoissaan ja huomanneet, millaisia etuja ne tarjoavat. Haasteena on tarjota kaikille tukea muutosvaiheessa sekä uudenlaisten työskentelytapojen muodostamisessa.

Vinkkejä ergonomian parantamiseen työpaikalla ja kotitoimistossa


Auta työntekijöitä luomaan hyvä työympäristö

On myös päätettävä, miten työpisteet sijoitetaan toimistossa. Riittävän etäisyyden varmistaminen ei saa jäädä työntekijöiden vastuulle. Auta työntekijöitä toimistoon paluussa tekemällä yleisen tason päätökset etukäteen. Jos toimisto järjestellään eri tavalla kuin aiemmin, on tärkeää huolehtia siitä, että uusissa työpisteissä otetaan myös ergonomia huomioon, sijaitsipa uusi työpiste sitten kotitoimistossa, vaihtelevissa paikoissa tai vain eri ikkunan äärellä työpaikan toimistossa.

Pitkään jatkuneen ja vaihtelevissa – usein huonoissa – olosuhteissa tehdyn etätyön jälkeen hyvän ergonomian merkitys on kasvanut entisestään.

Lue myös: Oletko valmis hybridityön tuloon?


Omaksu hyvät työskentelytavat toimistoon palatessasi 

Jotta toimistoon palaaminen sujuu hyvin, on tärkeää suunnitella se etukäteen yhdessä esihenkilön kanssa. Näin et palaa vanhoihin, huonoihin tapoihin, minkä lisäksi saat mahdollisuuden keskustella paluuseen liittyvistä odotuksista ja toiveista.

Monilla meistä on tapana tehdä liian paljon töitä toimistoon palatessamme, jotta pääsisimme eroon kaikista kertyneistä työtehtävistä. Tämän virheen tekemisen sijaan kannattaa keskustella esihenkilön ja mahdollisesti myös työkavereiden kanssa työtehtävien tärkeysjärjestyksestä, jotta voidaan välttää töihin hukkuminen.

Kun odottavat työtehtävät on asetettu tärkeysjärjestykseen, on helpompi suunnitella työpäivät siten, ettet heti alkuun uuvu työtaakan alle. Tällöin pystyt myös pitämään vapaata työn ulkopuolella, eikä tekemättömistä töistä tarvitse potea huonoa omaatuntoa.

Myös kotona löydettyjä hyviä työskentelymenetelmiä voidaan tuoda työpaikalle. Ehkä verkkokokoukset ovat joissakin tapauksissa toimineet tavallisia paremmin, koska ne ovat pysyneet lyhyempinä. Osa kokouksista on ehkä osoittautunut turhiksi. Olet kenties oppinut jotakin uutta siitä, millaiset työskentelymenetelmät sopivat parhaiten juuri sinulle.

Kaiken tämän voit tuoda mukanasi toimistoon luodaksesi uusia, hyviä työskentelymenetelmiä.


Hyvään ergonomiaan kuuluvat myös hyvät työskentelytavat

Etätyöjakso alkoi yhtäkkiä. Useimmat meistä ovat työskennelleet työntekoon sopimattomissa tiloissa, kuten keittiössä, olohuoneessa tai lastenhuoneessa, joita ei ole sisustettu ergonomisesti.

On ehkä myös ollut vaikea pitää mielessä, ettei ergonomiassa ole kyse pelkästään siitä, että istuu oikeanlaisella ja oikealle korkeudelle säädetyllä työtuolilla. Ergonomiaan kuuluu myös se, mitä keholla tehdään muulloin kuin istuessa.

Sen vuoksi nyt toimistoon palattaessa on erinomainen mahdollisuus omaksua hyviä työskentelytapoja, joihin kuuluvat muun muassa vaihtelu ja tauot. Uusien tapojen ansiosta muistat pitää taukoja ja vaihdella työskentelyasentoa useita kertoja päivän aikana. Lisäksi on hyvä pitää taukoja, joiden aikana voit liikkua hiukan ja jutella työkavereidesi kanssa. Myös heidän on hyvä muistaa pitää kiinni uusista ergonomisista työskentelytavoista.

Lue myös: Toimistoergonomia: Näin laitat sen kuntoon

Hyvään tietokonetyöpisteeseen kuuluu viisi asiaa:

  • Ergonominen työtuoli
  • Sähkösäädettävä työpöytä
  • Oikein säädetty ja sijoitettu näyttö
  • Näppäimistö, joka sopii sinulle ja jossa on mieluiten negatiivinen kallistus
  • Ergonominen hiiri

Lue myös: Ehkäise vammoja ja säästä rahaa: Ergonomisen työpisteen vaikutus


Selkeä viestintä luo hyvän henkisen työilmapiirin

On viestittävä selkeästi siitä, miten koronaepidemiaa (tai sen loppuvaiheita) käsitellään yrityksessä. Tämä koskee niin tartuntatapauksia kuin arjen toimiakin muun muassa desinfioinnin ja etäisyyden pitämisen suhteen.

Joillekin tämä voi olla itsestään selvää, mutta toiset voivat tarvita tiedon siitä, että työpaikalla on selkeät säännöt turvalliseen toimintaan. Selkeitä ja järkeviä sääntöjä tarvitaan etenkin toimintaan keittiössä, ruokalassa ja muissa tiloissa, joita useat ihmiset käyttävät työpaikalla.

Samalla on hyvä ilmoittaa, miten tilojen puhdistus hoidetaan jatkossa. Ehkä olette pandemian vuoksi aloittaneet paljon käytettävien tilojen lisäpuhdistuksen päivän aikana tai aiotte mahdollisesti pyytää työntekijöitä puhdistamaan tietyt paikat aina, kun niitä on käytetty.

Tällöin on myös huolehdittava puhdistukseen ja desinfiointiin tarvittavien välineiden saatavuudesta. Sitä ei pidä jättää yksittäisten työntekijöiden vastuulle. Jos jotkut työntekijät pyytävät muita puhdistusvälineitä, huolehdi, että he saavat niitä.


Tee opas henkilöstöosastolle ja työntekijöille

Toimistoon palaaminen vaatii lukemattomien osatekijöiden yhteensovittamista, minkä vuoksi siihen voidaan tarvita useita erilaisia oppaita. Niistä on hyötyä sekä itsellenne että työntekijöille.

Kaikki eivät voi palata toimistoon yhtä aikaa. Sen vuoksi on suunniteltava etukäteen, miten ja missä vaiheessa työntekijät tulevat takaisin. Suunnitelman on mieluiten oltava yksityiskohtainen sekä vaiheittainen ja sen on hyvä sisältää välitavoitteita.

Työntekijöille on paljon apua siitä, että he tietävät hyvissä ajoin, milloin heidän on palattava toimistoon. Näin he voivat valmistautua siihen. Varmista, että viestintä on selkeää ja ilmoita muutoksista ajoissa.

Etenkin jos kaikki eivät ole vielä palanneet toimistoon. Väärinkäsitysten välttämiseksi kaikille on lähetettävä sama viesti. Siksi on myös tärkeää selittää, miksi yritys toimii valitulla tavalla.


Auta työntekijöitä paluussa kuuntelemalla heitä

Työntekijöille on paljon apua myös siitä, että heitä kuunnellaan ja että heidän erilaiset tarpeensa tunnustetaan. Anna tilaa sille, että jotkut tarvitsevat enemmän joustavuutta muutoksen aikana pystyäkseen palaamaan sujuvasti toimistoon.

Psyykkisesti hyvä työympäristö vaatii ymmärrystä ja erilaisuuden hyväksymistä. Sen vuoksi on otettava huomioon yksilölliset tarpeet ja varattava tarpeeksi aikaa muutokseen.

On luotava yhteisymmärrys siitä, millaista hyvä työelämä on ja miten voitte yhdessä laatia sen mahdollistavat puitteet. Siksi on tärkeää kuunnella työntekijöitä, jotka ovat yhteydessä henkilöstövastaaviin sekä pitää huolta siitä, että asioista keskustellaan. Esimerkiksi ottamalla ne esiin tiimeissä tai osastoilla.