Kotitoimistoon ja näyttöpäätetyöhön liittyvät säännöt ovat useimmiten samat kotitoimistossa kuin tavallisella työpaikallasi. Etätyöstä kannattaa sopia työnantajan kanssa kirjallisesti.
Etätyöllä tarkoitetaan ansiotyötä, joka:
- On tehtävissä varsinaisen työpaikan ulkopuolella kokonaan tai osittain etätyönä
- Perustuu sovittuihin sääntöihin, vapaaehtoisuuteen ja joustavuuteen
Tämä tarkoittaa, että työntekijän tehdessä etätyötä, sovelletaan silloin samoja työlainsäädännön ja työehtosopimusten määräyksiä kuin vastaavassa työnantajan tiloissa tehtävässä työssä. Kotitoimistosi on suunniteltava täysin tavalliseksi toimistotyöpaikaksi, jossa voit työskennellä turvallisesti, terveellisesti, tehokkaasti ja häiriöttömästi.
Lue lisää täältä: Tutustu verotukseen ja saays mahdollisuuksiin, poimi vinkkejä sisustukseen ja opi kolme toimistoon sopivaa, vammoja ehkäisevää voimisteluliikettä.
Kotitoimiston säännöt: Huonekalut
Työnantajasi vastaa pääsääntöisesti siitä, että sinulla on etätyössä kotitoimistossasi tarvitsemasi huonekalut ja laitteet. Näihin kuuluu kaikki työhön tarvittavat varusteet, kuten tietokoneen näyttö, hiiri, näppäimistö, työtuoli sekä -pöytä ja niin edelleen. Työsi tulee voida suorittaa yhtä hyvin kotitoimistossa kuin vakituisessa toimistotilassasi.
Se, että työnantajasi on vastuussa, ei tietenkään tarkoita, etteikö sinun tulisi pitää huolta käyttöösin annetuista työvälineistä ja ilmoitettava työnantajalle mahdollisista ongelmista. Harvat työpaikat ovat vielä tottuneet kotitoimistojen perustamiseen, joten voit todennäköisesti tehdä ehdotuksia tai esittää toiveita siitä, mitä haluaisit kotitoimistollesi.
Katso ratkaisumme kotitoimistopisteelle täältä.
Suomen työsuojeluhallinnon mukaan näyttöpäätetyössä tulee ottaa huomioon seuraavat asiat:
- Näytön kirkkautta, kontrastia, kulmaa ja korkeutta pitää pystyä säätämään työntekijälle optimaaliseksi.
- Hiiren ja näppäimistön tulee olla erillisiä ja niiden on tuettava asianmukaisia työasentoja ja liikkeitä.
- Työpöydän pitää olla riittävän kokoinen, pinnan on hyvä olla heijastamaton ja pöytätason korkeuden on oltava säädettävissä.
- Työtuolin täytyy olla tukeva ja mukava.
- Valaistus ei saa häikäistä tai heijastua näytöstä. Valaistusta tulee pystyä säätämään tarpeiden mukaan.
Lue myös:
Vinkkejä ergonoimseen kotitoimistoon
Työturvallisuuskeskus antaa vinkkejä turvalliseen etätyöhön:
- Varmista ensinnäkin, että kotitoimistosi huonekalut soveltuvat etätyöhön. On tavallista, että näyttöpäätetyötä tehdään ruokapöydän ääressä, mikä voi olla ihan ok, jos työskentelytaso on sopivalla korkeudella ja työvarusteille on tarpeeksi tilaa. Pöydän alla on oltava myös riittävästi jalkatilaa ja jalkojen on hyvä yltää tukevasti lattialle.
- Jos sinulla ei ole nosto-/laskupöytää, voit esimerkiksi laittaa kannettavan tietokoneen joidenkin kirjojen tai vaikka silityslaudan päälle. Voit myös käyttää erillistä kannettavalle tietokoneelle tarkoitettua telinettä, jotta voit vaihdella työasentoa ja nousta toisinaan seisomaan.
- On hyvä olla tuoli, jota voidaan säätää eri asentoihin. Jos tuoli ei ole säädettävä, on työskentelyasentoa silti hyvä varioida, ja voit jopa vaihdella tuolia päivän aikana.
- Työskentelyyn tulee olla riittävä valaistus – erityisesti päivänvalo on tärkeää, mutta valaistus ei saa kuitenkaan olla häikäisevä. Sijoita tarvittaessa hyvään säädettävään pöytävalaisimeen.
- Muista tuulettaa päiväsaikaan, jotta kotitoimistossasi on riittävästi happea.
- Erillistä ulkoista näppäimistöä ja ulkoista hiirtä ei kannata unohtaa, jos tavoitteena on saada mahdollisimman hyvät ergonomiset puitteet kotitoimistoosi. Tämä varmistaa, että saat näytön (tai kannettavan tietokoneesi) korkealle ilman, että sinun tarvitsee nostaa käsiäsi irti tukevasta pöytätasosta.
- Keskitetty hiiri on kuin kirsikka kotitoimiston ergonomian päällä. Sen avulla voit ennaltaehkäistä ylirasitusta, sillä voit työskennellessäsi käyttää molempia käsiä vartalon edessä.
RollerMouseRed on saatavana myös langattomana versiona, joten se on helppo kuljettaa mukana silloin, kun työpiste vaihtuu.
Tietoturva kotitoimistossa
Tavallisella työpaikallasi on varmasti käytössä olevat päivitetyt tietoturvaohjeet ja -järjestelmät. Näin ei kuitenkaan aina ole kotitoimistossa työskennellessäsi – ehkä virusohjelmasi ei ole yhtä ajan tasalla kuin toimistossa tai kenties et ole aivan yhtä huolellinen näytön lukitsemisessa, vaan saatat jättää työkoneen lukitsematta keittiön pöydälle lounaan ajaksi.
Suositus kuitenkin on, että etätyöhön liittyvät pelisäännöt olisivat kaikille yhteisiä ja että käytössä olisi samat säännöt ja rutiinit niin työpaikalla kuin kotitoimistossakin. Kannattaa siis viedä rutiinit toimistolta kotitoimistoon. Näin voit olla varma, että teet kaikkesi varmistaaksesi parhaan mahdollisen tietoturvan myös kotona työskennellessäsi. Varmista lisäksi, onko työtietokoneellasi jonkunlaisia käyttörajoituksia, jotta tiedät, saako työnantajan hankkimaa tietokonetta käyttää muihin tarkoituksiin kuin työntekoon.
Voiko perheeni käyttää työtietokonettani?
Onko poikasi havainnut, että uusi työtietokoneesi on paljon nopeampi kuin käytöstä poistettu tietokone, jonka hän peri Kaisa-tädiltä? Hänen saattaa tehdä mieli käyttää työkonettasi silloin, kun se on jäänyt lukitsematta.
Mutta voiko hän käyttää sitä?
Työtietokoneen yksityinen käyttö – esimerkiksi pelaamiseen tai netissä surffaamiseen – voi lisätä riskiä mm. virushyökkäyksiin, ja siksi yksityiskäytöstä tulee neuvotella työnantajan kanssa, jotta voidaan taata työtietokoneen tietosuoja.
Työturvallisuuskeskus ehdottaa etätyöohjemallissaan, että kävisit seuraavat kysymykset läpi työnantajan kanssa koskien tietosuojaa:
- Mitkä tietoturvaohjeet ovat käytössä kotitoimistossa?
- Saako työtietokonetta luovuttaa ulkopuolisten tai esimerkiksi perheenjäsenien käyttöön?
- Mitkä toimiston ulkopuolella käsiteltävään tietoaineistoon liittyvät määräykset ovat voimassa?
- Mitkä tietoturvaohjeet ovat käytössä luottamuksellisen tiedon hävittämiseen liittyen?
Kotitoimiston säännöt: Vähennykset ja vakuutukset
Kotitoimiston säännöt, jotka sinun on tiedettävä, eivät koske vain sisustusta, ergonomiaa ja turvallisuutta. Myös verottajalla ja vakuutusyhtiöillä on vähän sanottavaa.
Kotitoimisto: Verot ja vähennykset
Etätyöhön liittyviä kustannuksia voidaan vähentää verotuksessa tulonhankkimisvähennyksinä. Tulonhankkimisvähennyksiin kuuluvat työhuonevähennyksen, kulut työvälineistä sekä kulut tietoliikenneyhteydestä.
Tulonhankkimismenojen määritelmät
Etätyötä tekevä voi ilmoittaa verottajalle joko kaavamaisen työhuonevähennyksen tai työtilasta aiheutuneet todelliset kulut. Kaavamainen työhuonevähennys vuoden 2021 verotuksessa on enintään 920€. Vähennykseen, joka tehdään todellisten kulujen mukaan, luetaan mm. vuokrakulut, huonekalut ja lämmityskulut.
Jos olet itse vastuussa työvälineidesi hankinnasta, voit vähentää niihin liittyvät menot tulonhankkimismenoina. Työvälineiksi luokitellaan esimerkiksi tietokone, tietokoneen hiiri, näyttö sekä näppäimistö.
Tietoliikenneyhteydestä aiheutuneet kustannukset voidaan myös vähentää tulonhankkimismenoina täysimääräisinä, jos se on pääosin työkäytössä. Jos tietoliikenneyhteyttä käytetään työkäytössä osittain, on vähennyksen määrä 50%.
Lisätietoa löydät vero.fi-sivustolta.
Vakuutus ja kotitoimisto
Lähtökohtana on se, että kotitoimistosi varusteet, jotka ovat työnantajasi omistuksessa, sisältyvät pääsääntöisesti myös työnantajan vakuutukseen. Siinä tapauksessa, jos työnantajasi lainaa sinulle työvarusteita, jotka työnantaja kuitenkin edelleen omistaa, on ne siis todennäköisesti katettu työnantajan vakuutuksen puolesta.
Sinun on kuitenkin hyvä ottaa selvää etukäteen työntantajasi vakuutuskäytännöistä, jos esimerkiksi sattuisit kaatamaan kahvia tietokoneelle etätyön aikana tai jos näyttösi varastetaan.
Jos omistat työvarusteesi ja kalusteesi itse tai olet yrittäjä, jolla on kotitoimisto, voit laajentaa vakuutustasi niin, että se kattaa myös toimistokaluston.
Työtapaturma kotitoimistossa
Vaikka työskentelet kotoa käsin, on työnantajasi silti vastuussa siitä, jos sinulle sattuu työtapaturma kotitoimistossa työtehtävää suorittaessasi.
Vakuutusturva etätyötä tehdessä on rajallisempi kuin työpaikalla ja vamman on siksi täytynyt tapahtua selkeästi työsi yhteydessä. Työksi lasketaan kaikki toiminta, jolla on pääasiallinen ja olennainen yhteys etätyönä tehtävään sovittuun työhön. Vakuutusturva ei todennäköisesti päde, jos olet nyrjäyttänyt nilkan takapihalla taukosi aikana.
On joka tapauksessa myös työnantajan etujen mukaista, että kotitoimistosi on varustettu ergonomisesti niin, ettei epäasianmukaisesta työpisteestä aiheudu työntekijälle vahinkoa tai vammaa.
